Technologia jest tylko narzędziem do realizacji określonego celu biznesowego, a robotyzacja nie polega na automatyzowaniu na siłę każdego obszaru firmy – to główne przesłanie seminarium DARWIN 2019. 4 lipca w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie eksperci z różnych branż tłumaczyli, jak automatyzacja może pomóc w tworzeniu innowacji biznesowych. Program obejmował 15 wystąpień oraz sześć warsztatów.
Pomysłodawca seminarium prof. Andrzej Sobczak podkreślał, że na robotyzację procesów biznesowych (Robotic Process Automation, RPA) nie należy patrzeć wyłącznie przez pryzmat cięcia kosztów związanych z zatrudnieniem. Choć czynnik oszczędności jest istotny, równie ważne są kwestie usprawnienia procesów wewnątrz firmy oraz wzrostu innowacyjności.
Demokratyzacja robotyzacji w firmach, czyli możliwość tworzenia nowych rozwiązań typu RPA bez konieczności wsparcia działu IT, jest zmianą, która może wpłynąć twórczo na pracowników. Aby tak się stało, firmy muszą jednak spełnić kilka warunków.
Strach przed robotem
Główną przeszkodą utrudniającą wprowadzenie robotyzacji procesów w firmach jest strach i opór pracowników – mówił Maciej Natorski z Link4. Dlatego, by móc rozwijać automatyzację, firmy muszą więc najpierw przekonać do niej personel i pokazać, że to technologia ma służyć ludziom, a nie odwrotnie.
Co siódmy Polak – zwracał uwagę Natorski – jest znużony swoją pracą i uważa, że nie ma ona sensu. Jeśli pokażemy pracownikom, że RPA to przede wszystkim technologia dla ludzi, to mamy szansę zdobyć ich przychylność i wsparcie. Bez zmiany mentalności automatyzacja nie zakończy się sukcesem.
Ludzie muszą widzieć wartość RPA dla samych siebie. Na przykład to, że zamiast zwolnienia czeka ich przesunięcie do bardziej ambitnych zadań. Nawet gdy taka zmiana wymaga wysiłku nabycia nowych kompetencji, pracownik dostrzeże jej wartość, jeśli zostanie ona dobrze zakomunikowana.
Upraszczaj, automatyzuj, dbaj
Krzysztof Bukowski z OpenLife zwrócił uwagę, że w przypadku RPA każdy pracownik może programować. Wystarczy, że pozna podstawy języka Visual Basic. Choć ludzie boją się zmiany, to możliwość wyeliminowania odtwórczości i lepsza obsługa klientów szybko przekona ich do korzyści płynących z robotyzacji. To poczucie tylko się wzmocni, jeśli sami będą potrafili zaprogramować maszynę.
Wdrożenie robotów w biznesie jest jednak możliwe dopiero wtedy, gdy procesy zostaną uproszczone, a liczba wyjątków zminimalizowana – dodawał Bukowski. W tym sensie automatyzacja prowadzi do lepszego uporządkowania działań, wymusza bowiem większą dbałość o standaryzację.
Co ważne, wprowadzenie automatyzacji nie oznacza, że robot staje się w pełni autonomiczny. Za jego pracę wciąż odpowiadają działy merytoryczne, a nie sami programiści RPA.
Po pierwsze, znaj procesy
O potrzebie oswajania robotyzacji mówili również Katarzyna Wrześniewska i Krzysztof Buda z Aviva Poland. Ich zdaniem wdrożenie robotyzacji w firmie wymaga po pierwsze kampanii na rzecz zmiany kultury organizacji, to znaczy pozyskania pracowników do tego pomysłu. Po drugie, całościowego i systemowego spojrzenia na samą robotyzację: takie projekty nie mogą odbywać się w oderwaniu od wszystkich procesów w organizacji. Po trzecie, świeżego podejścia do procedur IT, na przykład bezpieczeństwa.
Prelegenci podkreślali, że robotyzacja to szczególna okazja do uporządkowania procesów w organizacji. Na etapie jej przygotowania bardzo często wychodzą na jaw istniejące niedociągnięcia, jak brak standardów i dokumentacji procesów czy cząstkowa automatyzacja.
Dla powodzenia projektów RPA szczególnie ważne są osoby dobrze znające procesy i systemy obowiązujące w organizacji. W przypadku Aviva inicjatywy automatyzacji wychodzą z Centrum Doskonalenia Procesów, które istniało wcześniej od projektów związanych z robotyzacją. Centrum może więc rekomendować wdrożenie robota w danym procesie bądź nie. Wszystko dzięki gruntownej znajomości funkcjonowania organizacji. Prelegenci zwracali też uwagę na znaczenie dokumentacji automatyzowanych procesów, tak żeby przyszli pracownicy mieli w nie dokładny wgląd.
Robot w trzy tygodnie
Znajomość procesów i uproszczenie dokumentacji jest kluczowe, by rozwiązania z obszaru robotyzacji powstawały szybko i były sprawnie wdrażane. W tym celu roboty są traktowane jak aplikacje, a średni czas pracy nad nimi – obejmujący testy i wdrożenia – wynosi średnio 20 dni.
Tak tworzone roboty są znacznie mniejsze, jednak ich budowa okazuje się bardziej efektywna – przekonywali przedstawiciele Aviva Poland. Dodawali, że na decyzję o tym, które procesy powinny zostać zautomatyzowane, wpływa także doświadczenie użytkowników.
W takim ujęciu RPA okazuje się przede wszystkim nie tyle narzędziem eliminacji kosztów, ile raczej sposobem na usprawnienie działania organizacji i lepsze wykorzystanie zasobów – z pożytkiem dla pracowników, jak i klientów. Czy jednak tak właśnie dzieje się w większości firm wdrażających RPA, to inna sprawa.
Serwis Sztuczna Inteligencja objął seminarium DARWIN 2019 patronatem medialnym.